Produkthandbuch on-demand – Alternativen zum Loseblattwerk

Die Innovationsführer in Deutschland kommen aus dem Maschinenbau und der elektronischen Industrie. Die Fortschritte in der Entwicklung und der Fertigung beschleunigen sich. Daher entsteht die Anforderung an zeitgleiche On-Demand-Herstellung von Produktdokumentationen, da Lagerhaltung uninteressant wird. Das klassische Loseblattwerk in Ordner konfektioniert verliert an Bedeutung, da zu langsam und wenig repräsentativ. Trotz Digitalzeitalter legen internationale Kunden großen Wert auf eine gedruckte Dokumentation und zwar in perfekter Qualität. Welche Alternativen gibt es zum klassischen Loseblattwerk und wie kann eine Alternative realisiert weden?

Mittelständische und große Industrieunternehmen steuern ihr Unternehmen über ERP-Systeme, viele setzen SAP ein. Sie sind daher in der Lage, den Stand der Technik zeitgleich über einzelne tagesaktuelle PDF-Seiten zu dokumentieren. Diese werden je nach Produktkonfiguration einer Bestellung zu einer großen, hochaktuellen Druck-PDF zusammengestellt. Jetzt beginnt mancherorts das Fiasko. Dieses Dokument wir gesplittet in Farbe, SW, nach Registern und Papiersorten. Ziel ist, einen ansehnlichen Gesamtordner mit einer strukturierten Loseblattfüllung herzustellen. Es wird gedruckt, unterteilt, Blätter zugeschossen, manuell eingegriffen. Es verrinnt die Zeit, da Druck und Konfektionierung länger dauern als die Produktbereitstellung. Es entsteht ein stoßempfindliches, für den jahrelangen Dauereinsatz ungeeignetes Ordnerhandbuch, das spätestens nach fünf Jahren seine repräsentative Wirkung verloren hat. So stellt sich der asiatische Kunde seine Produktdokumentation nicht vor. Geht das nicht besser?

Es geht. Eine wirkliche Alternative muss folgende Bedingungen erfüllen: Die Datenübergabe an die Druckerei hat automatisiert zu erfolgen beispielsweise über eine IDok-Schnittstelle via XML/soap Nachricht an das ERP der Druckerei. Die Druckerei arbeitet digital mit den üblichen Beschränkungen der Maschinenverfügbarkeit von 85 bis 90 Prozent. Das Risiko des Produktionsausfalles wird durch die Bereitstellung redundanter Systeme minimiert und durch die Zur-Not-Bereitschaft weiterer Druckkapazitäten ausgeschlossen. Der Druck erfolgt möglichst sofort nach der XML-Übermittlung, die eine automatisierte Auftragsgenerierung beinhaltet. Die Konfektionierung des Handbuches darf bei der Auflage 1 maximal zehn Minuten dauern, bei Serienproduktionen nur wenige Minuten pro Exemplar. Menschliche Fehler müssen durch Strichcodekontrollen ausgeschlossen sein. Die Dokumentation muss sehr repräsentativ aussehen, die volle Funktionalität wie ein Loseblatt-Ordner bieten und nach zehn Jahren Verwendung immer noch die Marke repräsentieren. Die Kosten sollten günstiger sein, als bei der klassischen Loseblatt-Herstellung mit Vorratsdruck.

Die Online-Druckerei von Frick Kreativbüro & Online-Druckerei e.K. realisiert entsprechende Lösungen über ein fadengeheftetes Buch in Soft- oder Hardcover. Fadenheftungen sind bekannt aus historischen Bibliotheken wegen ihrer Haltbarkeit und hochwertigen Kochbüchern wegen dem sehr guten Aufschlagverhalten dieser Bücher. In dieser Digitaldruckerei wurde die weltweit erste Fadenheftanlage für Digitaldruck vom Meccanotecnica installiert. Im Online-Shop der Druckerei können fadengeheftete Bücher mit einen Seitenumfang von bis zu 500 Seiten bestellt werden. Erfolgreiche Test wurden jedoch bereits mit bis zu 1000 Seiten durchgeführt. Die Produktbücher mit dieser Fertigungsweise wirken äußerst repräsentativ und sind für hohe Beanspruchung beim Transport und der Verwendung ausgelegt. Die Qualitätsanforderung der Kunden wird jederzeit erfüllt. Es besteht die Möglichkeit, sogar den Umschlag zu individualisieren, also beispielsweise mit Seriennummer des Systems und dem Logo oder Name des Kunden zu versehen.