Wie finanzieren wir unsere Abizeitung? Ein Ratgeber rund um die Sponsorensuche

Die dunkle Seite der Abizeitung: Der Druck kostet Geld. Nur wo sollt ihr das Geld herbekommen? Keine Panik. Wir bringen Licht ins Dunkel und zeigen euch, wie ihr die richtigen Sponsoren findet, mit denen eure Abizeitung absolut ABIgefahren wird – inklusive miserABIler Abi-Wortspiele!

Mädchen liest Abizeitung in Bibliothek

In unserem Artikel „So erstellt ihr eure Abizeitung“ haben wir euch bereits geholfen, einen Überblick über das Großprojekt Abizeitung zu bekommen. Diesmal geht es ums Eingemachte: Wir zeigen euch, wie ihr mit Hilfe von Sponsoren genug Geld für den Druck einer tollen Abizeitung zusammen bekommt.

Warum Sponsoren für die Abizeitung?

Eine Abizeitung will gedruckt werden und das kostet Geld. Die Sponsorensuche ist im Vergleich zu leicht bekleideten Autowasch-Aktionen oder Kuchenverkauf in der Aula die lukrativste Möglichkeit für euch, an Geld zu kommen.

Mehr Geld für die Abizeitung bedeutet: Bessere Gestaltungsmöglichkeiten, hochwertigere Qualität von Material und Druck und einen günstigeren Verkaufspreis für eure Mitschüler.

Geld ist gut, aber eine schöne Abizeitung ist besser. Achtet deshalb gleichzeitig auch darauf, eure Abizeitung nicht zu sehr mit Werbung zu behängen. Schließlich soll eure Abizeitung vor allem eine Erinnerung an die verrückte Abizeit sein – nicht an alle Gebrauchtwagenhändler aus eurer Stadt.

Organisation ist der Schlüssel

Sponsoring Team Abizeitung Organisation

Das Sponsoring Team trägt viel Verantwortung: Denn ohne Geld – keine Abizeitung!

An erster Stelle steht die Gründung eines Sponsoring Teams. Es ist für das Suchen und Finden von Sponsoren zuständig, damit eure Abizeitung am Ende des Jahres sorglos in den Druck gehen kann. Das Teammitglied mit dem geschicktesten Händchen für Geld sollte die Rolle des Teamleiters einnehmen.

Lasst die Sponsorenjagd beginnen! ABI wo?

Alle helfen mit! Beginnt am besten mit dem Herumfragen in der eigenen Stufe. Wenn sich jeder Schüler in seinem Familien- und Bekanntenkreis umhört, findet ihr schnell motivierte Sponsoren, auf die das Sponsoring Team zugehen kann. Zu diesem Zweck könnt ihr auch eine Sponsoren-Liste am schwarzen Brett aufhängen.

Eine weitere Quelle für potentielle Sponsoren sind alte Abizeitungen. Nachfragen lohnt sich, denn Unternehmen, die schon einmal an eurer Schule eine Anzeige geschaltet haben, machen es mit großer Wahrscheinlichkeit wieder.

In der Sponsoren-Goldgrube findet ihr die lokalen Geschäfte, weil die am meisten von einer Anzeige in der Abizeitung der örtlichen Schule profitieren.

Zeit einplanen

Viele größere Firmen planen ihre Werbepräsenz schon zu Beginn des Jahres. Bis der Werbeauftrag genehmigt ist, passendes Werbematerial zusammengestellt wurde und ihr die Anzeige erhalten habt, kann viel Zeit ins Land gehen. Die Bürokratie ist hier nicht euer Freund, es gilt also das Motto: Je früher, desto besser.

Das gilt auch für den Kostenvoranschlag der Druckerei: Den solltet ihr schon früh in Erfahrung bringen, denn ohne diese Information lassen sich eure Finanzen nur schwer planen.

Der Kunde: Warum Werbung in der Abizeitung?

Abizeitung drucken

Familie, Freunde, Bekannte: Die Reichweite einer Abizeitung geht weit über den Käufer hinaus!

Werbung in einer Abizeitung zu machen ist für viele Unternehmen interessant. Florian Beutenmüller von abitipps.de, einem Online Portal rund um das ABInteuer, hat uns seine Expertise in einem Interview zur Verfügung gestellt. Florian ist überzeugt: „Der Sponsor kann durch die Abizeitung eine einzigartige Zielgruppe ansprechen: Jugendliche zwischen 10 und 20 Jahren, die alle aus der unmittelbaren Umgebung kommen – das schafft sonst keine Zeitung!“

Außerdem ist die Abizeitung kein Wegwerfprodukt. Die Werbung in einer Abizeitung ist eine Langzeitinvestition, denn sie wird immer wieder aufs Neue beim Durchblättern wahrgenommen. Und das nicht nur von Abiturienten: Eine Abizeitung wandert durch die Hände von Angehörigen, Freunden und Bekannten, was den Wirkungskreis eines Abizeitungsinserats enorm vergrößert.

Welche Kunden ansprechen?

Grundlegend gilt: Die Werbung soll ihre Zielgruppe erreichen. Sucht also nach Unternehmen, die Jugendliche und junge Erwachsene ansprechen wollen. Hilfreich hierbei ist die Frage:

Wo gibt meine Altersgruppe ihr Geld aus?

[su_box title=“Mögliche Ansprechpartner bei der Sponsorensuche“]

[su_list icon=“icon: paper-plane-o“][su_column size=“1/4″]

  • Fahrschulen
  • Banken
  • Versicherungen
  • Restaurants
  • Autohäuser [/su_column][/su_list]

[su_list icon=“icon: paper-plane-o“][su_column size=“1/3″]

  • Buchhandlungen
  • Bekleidungsgeschäfte
  • Kinos
  • Bars/Clubs
  • Fitnessstudios [/su_column][/su_list]

[su_list icon=“icon: paper-plane-o“][su_column size=“1/3″]

  • Schreibwarengeschäfte
  • Sportvereine
  • Reisebüros
  • Friseure…[/su_column][/su_list][/su_box]

Florians Tipp: Auch viele (private) Hochschulen haben Interesse daran, Werbeanzeigen in Abizeitungen zu buchen.“

Verschiedene Webseiten bieten bereits fertige Anzeigen von Kooperationspartnern zu festen Preisen an. Die Vergabe der Anzeigen an Abizeitungen funktioniert nach dem Prinzip first come, first serve. Sponsorenpartner mit Fertiganzeigen sind beispielsweise das SAE Institute und die FOM (Hochschule für Ökonomie und Management).

Was will der Kunde wissen?

Diese Informationen sind für einen potentiellen Inserenten ausschlaggebend und sollten dem Unternehmen klar kommuniziert werden.[su_list icon=“icon: check“ icon_color=“#FF7E00″]

  • Preis der Anzeige
  • Auflage der Zeitung
  • Reichweite (grobe Schätzung, wie viele Leute die Anzeige des Kunden sehen werden)
  • Preis der Abizeitung
  • Verkaufsort(e) der Abizeitung[/su_list]

Der Preis ist heiß: Wie viel darf eine Anzeige kosten?

Gesldstapel Sponsoren Abizeitung

Grundsätzlich sollten sich Größe und Platzierung der Anzeige im Preis widerspiegeln.

Der Preis von Sponsoren Anzeigen hängt von unterschiedlichen Kriterien ab:[su_list icon=“icon: check“ icon_color=“#FF7E00″]

  • Größe der Anzeige (gängige Größen sind ganze Seite, halbe Seite und viertel Seite)
  • Sonderformate (Umschlag, Einlage, Sonderwünsche des Sponsors)
  • Auflage und Reichweite (je höher, desto teurer)[/su_list]

Anzeigenpreise sind üblicherweise gestaffelt, d.h. kleine Anzeigen sind im Verhältnis zu den Großen immer etwas teurer. (Beispiel: Ganze Seite für 100 €, halbe Seite für 70 € usw.) So wird das Unternehmen dazu verführt, die größere Anzeige zu nehmen.

Konkrete Richtlinien für Anzeigenpreise gibt es nicht. Florian Beutenmüller denkt, dass für jedes Unternehmen etwas dabei sein muss:

„Die Preisspanne darf durchaus groß sein: Prominente Werbeplätze z. B. auf dem Rückumschlag oder im Innenumschlag dürfen mehrere hundert Euro kosten, aber man sollte auch immer günstigere Werbeplätze mit einer halben oder sogar nur viertel Seite anbieten, um auch kleineren Geschäften eine Möglichkeit zu bieten, in der Abizeitung zu werben.“

Der erste Eindruck: Wie überzeugt ihr den Kunden?

Sponsorengespräch Abizeitung

Bei der Interaktion mit einem Unternehmen solltet ihr seriös und professionell auftreten.

Persönlich hält besser

Die besten Erfolgschancen habt ihr bei einem persönlichen Besuch im Geschäft. Geht am besten zu zweit hin – das zeigt dem zukünftigen Sponsor, dass ihr als tatkräftiges Team hinter eurem Projekt steht.

Das persönliche Gespräch mit dem Unternehmen dient dazu, ihm das Inserat in eurer Abizeitung so schmackhaft wie möglich zu machen. Hier ist euer Verkaufstalent gefragt: Überzeugt das Unternehmen mit all den Vorteilen, die eine Anzeige in eurer Abizeitung mit sich bringt!

Gut vorbereitet sein, lautet die Devise:[su_list icon=“icon: check“ icon_color=“#FF7E00″]

  • Habt alte Abizeitungen dabei, um dem Unternehmen einen Vorgeschmack auf seine zukünftige Werbefläche zu geben.
  • Seid vorbereitet, ein nett formuliertes Anschreiben mit eurem Anliegen sowie ein ausgearbeitetes Konzept mit den wichtigsten Informationen vorlegen zu können.
  • Auch eine Rechnung darf nicht fehlen. Diese Dokumente werden womöglich von mehreren Mitarbeitern bearbeitet, weshalb sie klar verständlich und gut ausgearbeitet sein sollten.[/su_list]

Vorlagen für Rechnung und Konzept findet ihr am Ende des Artikels.

Was sagt man? Danke!

Zum guten Ton des Sponsorings gehört auch das Dankesagen. Jeder Inserent sollte ein Belegexemplar mit seiner Anzeige und eine Danksagung erhalten. Eine handgeschriebene Notiz hat nicht nur Klasse, sondern sichert vielleicht sogar dem Jahrgang nach euch den Sponsor.

Zu guter Letzt: Die Rechnung

Unterschrift Werbevertrag Abizeitung

Offiziell und rechtlich: Eine Rechnung muss her.

Eine Rechnung muss enthalten:[su_list icon=“icon: check“ icon_color=“#FF7E00″]

  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Datum
  • Kurze, präzise Beschreibung der Leistung
  • Angabe der Summe
  • Unterschrift[/su_list]

Rechtliches: Mehrwertsteuerpflicht bei Printprodukten

An dieser Stelle wird es ein wenig nebelig im Juristenwald. Da eine Abizeitung u.a. kommerziell motiviert ist und ihr Rechnungen ausstellen wollt, müsstet ihr euch der sogenannten „Mehrwertsteuerpflicht bei Printprodukten“ unterwerfen, d.h. ein Gewerbe anmelden, Mehrwertsteuer für die Anzeigen verlangen und den entsprechenden Teil an das Finanzamt zahlen.

Der Lichtblick: Weil ihr als Abizeitung ein Unternehmen seid, das nicht mehr als 17500 € im Jahr umsetzt, seid ihr von der Mehrwertsteuerpflicht befreit. Eine Unternehmensgründung ist theoretisch trotzdem erforderlich. An dieser Stelle ist es ratsam, bei eurem Finanzamt nach einer korrekten, aber umsetzbaren Vorgehensweise zu fragen. Oftmals drücken die Finanzbeamten ein Auge zu.

Eine weitere Option, eure Rechnungen juristisch abzusichern, ist folgenden Satz auf der Rechnung zu erwähnen: „Einmaliges Abizeitungsprojekt zur Unterstützung des Abschlussjahrgangs, daher ohne Steuernummer.“ Das ist zwar nicht ganz bombensicher, aber für eine Abizeitung durchaus ausreichend.

Freunde Strand Lagerfeuer Abitur

Nach Stress kommt Entspannung: Die Abizeitung ist gedruckt und der Sommer kann kommen.

[su_box title=“Hier noch einmal kurz und knackig: Die 6 Regeln der Sponsorensuche“]

  1. Organisiert ein Sponsoring Team.
  2. Sucht Sponsoren in der eigenen Stufe, alten Abizeitungen und lokalen Geschäften.
  3. Plant genug Zeit ein.
  4. Der Kunde will wissen: Preis der Anzeige, Auflage, Reichweite, Preis der Abizeitung, Verkaufsort(e).
  5. Der Preis der Anzeige spiegelt sich in Größe, Platzierung und Reichweite wider.
  6. Persönlicher und seriöser Auftritt beim Unternehmen mit Anschreiben, Rechnung und Konzept.[/su_box]

Um euch die Organisation zu erleichtern, haben wir euch einen Konzeptentwurf sowie eine Rechnungsvorlage als Word-Dokument zum Herunterladen bereitgestellt.

Der Sommer ist da: Die Abizeitung ist gedruckt und ihr könnt mit beruhigtem Gewissen und einer fabelhaften Abizeitung im Rucksack in euer neues Leben starten!

Wir bedanken uns herzlich bei Florian Beutemüller für seinen Rat. Bei weiteren Fragen rund um das Thema Abitur, könnt ihr euch auf abitipps.de Antworten holen!

Bilder: Bild 1: ©iStock/yuriz, Bild 2: ©getrefe.tumblr, Bild 3: ©Kaboompics, Bild 4: ©Pexels, Bild 5: ©raumrot, Bild 6: Unsplash, Bild 7: ©Unsplash

 

Author: onlinedruckbiz

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