Damit ihr Event zum Erfolg wird, muss es gut durchdacht sein – von der Zieldefinition bis zur Endevaluation. Um die Vorteile optimal zu nutzen, finden Sie hier hilfreiche Tipps für eine sinnvolle Vorgehensweise bei der Planung Ihres Unternehmensevents.
Sie denken darüber nach, ein Kundenevent zu organisieren? Scheuen Sie nicht vor dem vermeintlich großen Organisationsaufwand zurück, denn die Vorteile von Unternehmensevents liegen klar auf der Hand: Durch den direkten Kontakt setzt sich der Kunde stärker mit Ihrer Marke und Ihrem Unternehmen auseinander, lernt Ihre Mitarbeiter kennen und hat nicht mehr nur ein gesichtsloses Unternehmen vor sich – das alles stärkt die Kundenbindung.
Außerdem: Wann ergibt sich sonst schon mal die Gelegenheit, in entspannter Atmosphäre direktes Kundenfeedback einzuholen? Natürlich dürfen Sie auch nicht vergessen, dass Sie bei einem Unternehmensevent zusätzlich Ihre Produkte vermarkten können.
Wenn genügend Platz vorhanden ist, ist es meistens günstiger, Zelte zu mieten, als eine große Veranstaltungslocation. Auf- und Abbau der Zelte ist jedoch zeitaufwendig.
Besonders beliebt und praktisch für Unternehmensevents: Ein Sommerfest! Es kann im Freien veranstaltet werden, wodurch Sie sich kostspielige Saalmiete sparen, es bieten sich einfachere – und günstigere – Verpflegungsmöglichkeiten an, wie etwa Food-Trucks oder ein selbstorganisiertes Barbecue, und im Freien stoßen Sie meist weniger schnell auf ein Platzproblem – perfekt für größere Veranstaltungen oder platzraubende Aktivitäten.
Im Sommer gibt es draußen genügend Platz für ausgefallene Aktivitäten, wie zum Beispiel Fassrollen.
Tipps zur Organisation
- Bevor Sie mit der Organisation loslegen, sollten Sie zunächst ihre Zielgruppe definieren. Wer sind Ihre Kunden und was könnte Ihnen gefallen?
- Legen Sie außerdem eine Gästeliste an, wenn Sie persönliche Einladungen verschicken wollen.
- Als nächstes sollten Sie Ziele für das Event festlegen. Was möchten Sie mit dem Event erreichen? Möchten Sie mit dem Event neue Kunden gewinnen, möchten Sie Aufmerksamkeit für neue Produkte oder neue Kontaktdaten für zukünftige Produktinfos?
- Definieren Sie Kriterien, an denen Sie im Nachhinein den Erfolg der Veranstaltung festmachen können.
- Legen Sie ein Budget fest. Wenn Sie sich vorher Ziele für das Event gesteckt haben, können Sie einfacher abschätzen, welches Budget angemessen ist.
- Wenn Sie Ihre Zielgruppe kennen, können Sie sich ein passendes Thema und Programm überlegen, das außerdem zu Ihren Zielen und in Ihr Budget passt.
- Der nächste Schritt wird leider häufig übersprungen: Prüfen Sie die Umsetzbarkeit Ihrer Ideen! Holen Sie erste Angebote ein, um zu sehen, ob Ihre Ideen mit dem vorhandenen Budget umsetzbar sind und ob Sie auch sonst genügend Kapazitäten haben. Wer kann vor Ort mithelfen? Haben Sie genügend Platz? Brauchen Sie eventuell besondere Genehmigungen?
- Wenn das geschehen ist, können Sie die Location und den Termin festlegen. Eine beliebte Stolperfalle ist es, den Termin auf das Datum eines wichtigen Sportevents oder eines Volksfests zu legen. Stellen Sie sicher, dass Ihnen kein anderes Event in die Quere kommt.
- Sobald Location und Termin festgelegt haben, können Sie Einladungen verschicken. Denke Sie auch an eine Frist für die Rückmeldung, damit Sie besser planen können.
- Wenn Sie eine öffentliche Veranstaltung planen, sollten Sie schließlich so früh wie möglich mit der Werbung für Ihr Event beginnen.
Denken Sie auch an die Organisation von weiteren Werbemitteln, wie Flyern und Broschüren, die Sie auf der Veranstaltung ausgeben.
- Neben einem unterhaltsamen und informativen Programm sollte natürlich auch für das leibliche Wohl gesorgt werden. Unterschätzen Sie nicht den Einfluss von gutem Essen und Getränken – ein hungriger Gast wird die Veranstaltung sehr schnell wieder verlassen.
- Wenn Sie alle Eckpunkte der Veranstaltung geklärt haben, erstellen Sie den finalen Programm-Ablauf. Kurz vor der Veranstaltung ist ein Briefing für alle Beteiligten wichtig, um Ablaufschwierigkeiten und Missverständnisse zu vermeiden.
Damit sollte Ihrem erfolgreichen Unternehmensevent nichts mehr im Weg stehen! Doch mit einem gelungenen Event ist für Sie die Arbeit noch nicht beendet: Nach dem Event folgt die Evaluation. Betrachten Sie das Event nach den im Vorfeld definierten Kriterien: Haben Sie Ihre Ziele erreicht?
Neben der Frage, ob sich das Unternehmensevent gelohnt hat, sollten Sie außerdem eventuelle Probleme und Verbesserungsvorschläge festhalten, um diese bei zukünftigen Veranstaltungen zu berücksichtigen.
Vor dem Beginn der Veranstaltung unbedingt die benötigte Technik prüfen.
Checkliste für die Eventorganisation
Wir haben Ihnen alle Eckpunkte noch einmal in einer übersichtlichen Checkliste zusammengefasst.
Wir wünschen Ihnen und Ihren Kunden viel Spaß auf Ihrer Veranstaltung!
Bilder: Titelbild: © iStock.com/ costalrunner, Bild 1: © iStock.com/ monkeybusinessimages, Bild 2: © iStock.com/ Marek Uliasz, Bild 3: © iStock.com/ costalrunner, Bild 4: © iStock.com/ greta6, Bild 5: © iStock.com/kasto80, Infografik: © online-druck.biz.
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